Solinum Oy toimii rekisterinpitäjänä henkilötiedoille, jotka keräämme työntekijöistämme ja työnhakijoista sekä sellaisen Asiakkaan henkilöstöstä, jolla on tai voi olla liikesuhde Solinum Oy:n kanssa. Olemme laatineet tämän tietosuojaselosteen, jossa kerrotaan, miten keräämme, käytämme, luovutamme, siirrämme ja säilytämme asiakkaittemme tietoja.
Soveltamislaajuus ja hyväksyminen
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Solinum Oy:n liiketoimintaprosesseihin, sivustoihin, toimialueisiin, mobiiliratkaisuihin, pilvipalveluihin, hosting palveluihin, yhteisöihin ja kolmannen osapuolen palveluihin (esimerkiksi Facebook). Pilvipalvelujen, hosting palveluiden ja kolmansien osapuolten palveluiden käyttöehdot ja tietosuojaliitteet näkyvät kyseisen palvelun ehdoissa tai vastaavissa.
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan Solinum Oy:n tekemästä tietojen käsittelemisestä, kun Solinum Oy määrittää käsittelyn tarkoituksen ja keinot (Solinum Oy on rekisterinpitäjä) sekä Asiakkaiden toimeksiannosta tehtävästä tietojenkäsittelystä heidän ohjeitaan noudattaen (Asiakas on rekisterinpitäjä ja Solinum Oy tietojenkäsittelijä).
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Palvellaksemme ja hallitakseen asiakassuhteitaan sekä täyttääkseen Asiakkailleen antamat sitoumuksensa Solinum Oy:n palvelut pyytää tarvittaessa sinulta tietoja, joissa kerrotaan tehtävästäsi Asiakkaan yhteyshenkilönä tai Asiakkaan palvelun käyttäjänä. Tarkoituksenamme on,
- tehdä Asiakkaiden tai mahdollisten Asiakkaiden pyytämiä tarjouksia ohjelmistoista ja palveluista
- kertoa ohjelmistoista ja palveluista, jotka liittyvät läheisesti Asiakkaan jo käyttämiin palveluihin ja ohjelmistoihin
- toimia Asiakkaan kanssa sovitulla tavalla
- tarjota tukea ohjelmistojemme ja palveluidemme käyttäjille
- parantaa ohjelmistojemme, palveluidemme ja Solinum Oy:n sivustojen laatua
- tunnistaa ja ehkäistä tietoturvauhat, tehdä kunnossapitoa ja korjata virheitä
- estää ohjelmistojemme ja palveluidemme väärinkäyttö
- antaa tietoja, joita tarvitaan yleisesti toimituksissamme ja asiakassuhteidemme hoidossa
- laskuttaa, käsitellä tilauksia ja maksuja sekä seurata Asiakkaiden talouden kehittymistä
- Solinum Oy:n sivustojen kautta ostettujen ohjelmistojen ja palveluiden maksamisen tekeminen mahdolliseksi
Meidän on käsiteltävä henkilötietojasi, jotta voimme palvella Asiakkaitamme. Antamalla meille henkilötietosi hyväksyt tämän tietosuojaselosteen menettelytavat ja ehdot. Jos et suostu tähän, niin älä käytä Solinum Oy:n palveluja äläkä anna henkilötietojasi.
Henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö
Henkilökohtaisia tietoja ovat tiedot, joita voi käyttää yksittäisen henkilön tunnistamiseen tai yhteyden ottamiseksi henkilöön. Henkilö voi kieltää tietojensa käytön Solinum Oy:ltä, mutta tällöin tuotteiden ja palvelujen käyttö voi vaikeutua merkittävästi, tai osoittautua joissain tilanteissa mahdottomaksi.
Solinum Oy kerää ja käsittelee Asiakkaiden, Asiakkaiden Solinum Oy:n palveluiden käyttäjien ja yhteyshenkilöiden, sekä Solinum Oy:n työntekijöiden ja työnhakijoiden tietoja.
Solinum Oy tarjoaa Asiakkailleen useita erilaisia palveluita. Näihin palveluihin liittyy Asiakkaiden tietojen käsittelemistä ja mahdollisesti myös henkilötietojen käsittelemistä. Käsittelyn tarkoituksen määrittävät Asiakkaamme, ei Solinum Oy. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii Asiakas. Solinum Oy toimii tietojen käsittelijänä. Se käsittelee tietoja Asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti. Toimiessaan tietojen käsittelijänä Solinum Oy noudattaa tietosuojalainsäädännön mukaisesti Asiakkaan kanssa tehtyä tietojenkäsittelysopimusta (DPA). Asiakas on antanut suostumuksensa ja takaa, että Asiakas omistaa tai on muutoin oikeutettu siirtämään tiedot Solinum Oy:n käsiteltäviksi ja että
- Asiakas vastaa tietojen tarkkuudesta, paikkansapitävyydestä, sisällöstä, luotettavuudesta ja lainsäädännön vaatimusten täyttämisestä
- Asiakas on velvollinen rekisterinpitäjänä ilmoittamaan lainsäädännössä vaadittavalla tavalla viranomaisille ja/tai tietojen kohteelle rikkomuksesta tai henkilötietojen luvattomasta luovuttamisesta.
Toimiessaan tietojen käsittelijänä Solinum Oy on velvollinen ryhtymään teknisiin ja organisatorisiin tietoturvatoimenpiteisiin yksityisyyden suojaamiseksi rekisterinpitäjänä toimivan Asiakkaan puolesta.
Tietojen käsittelijänä Solinum Oy ei käsittele henkilötietoja muulla kuin rekisterinpitäjän kanssa tehdyssä sopimuksessa oikeutetulla tavalla. Jos tietojen kohteilla on esimerkiksi kysyttävää, kommentteja tai vaatimuksia, jotka koskevat Solinum Oy:n käsittelemiä henkilötietoja, ne täytyy lähettää rekisterinpitäjälle.
Tietojen käsittelijänä Solinum Oy:n ei luovuta tietojen kohteille heidän henkilötietojaan, jos rekisterinpitäjän ei ole antanut ohjeita toimia näin. Jos poliisi tai muu viranomainen vaatii henkilötietojen luovuttamista, Solinum Oy ilmoittaa asiasta heti rekisterinpitäjälle ja luovuttaa tiedot vain oikeuden määräyksestä.
Solinum Oy antaa muita kuin julkisia tietoja sisäisistä järjestelmistään ja tietojen käsittelyrutiineista Asiakkaille ja yhteistyökumppaneille pyynnöstä. Tämä voi riippua salassapitosopimuksen ehdoista.
Henkilökohtaiset tiedot
Kun Asiakkaan henkilö alkaa käyttää Solinum Oy:n palveluita, hänelle luodaan Solinum Oy:n palvelun aktivointitapahtumalla käyttäjätunnus palvelun käyttöä varten. Käyttäjätunnukseen liittyvät henkilön tiedot ovat henkilön nimi, yrityksessä henkilölle luotu käyttäjätunnus, henkilön työsähköpostiosoite, työpuhelin sekä osissa palveluissamme lisäksi osoite, syntymäaika, sotu, pankkitiedot, auton tiedot, osin myös kulkutiedot, kulkuoikeudet, toimipaikka, työaikaryhmät ja asematunnus yrityksessä.
Asiakkaan käyttäessä Solinum Oy:n palveluita henkilökohtaiset tiedot ovat Asiakkaan henkilöstön ja Asiakkaaseen liittyvien muiden henkilöiden tietoja siinä laajuudessa kuin ne on tallennettu Asiakkaan käyttämään Solinum Oy:n palveluihin.
Miten käytämme henkilökohtaisia tietoja
Solinum Oy käyttää Asiakkaittensa henkilöstön tietoja Solinum Oy:n ja Asiakkaan välisen suhteen hoitamiseen. Esimerkkejä käyttötarkoituksista:
- Solinum Oy:n palveluiden käyttäjäpohjaisen laskutusperusteen todentaminen
- Henkilön tunnistaminen asiakastuki- ja asiakaspalvelutilanteissa
- Solinum Oy:n palveluiden käyttöön ja muihin asiakassuhdetta koskeviin asioihin liittyvä tiedottaminen ja markkinointi
Solinum Oy käsittelee Asiakkaan omassa käytössään olevaan Solinum Oy:n palveluun tallentamia henkilöstön ja asiakkaaseen liittyvien muiden henkilöiden tietoja vain Asiakkaan niin erikseen pyytäessä. Käyttäminen liittyy aina asiakastuen toteuttamiseen, esimerkiksi tukipyynnön käsittelyyn.
Muiden kuin henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö
Keräämme tietoja lokitiedostoihin myös muodossa, jota ei ole suoraan mahdollista liittää tiettyyn henkilöön. Saatamme käyttää tällaista tietoa mihin tahansa tarkoitukseen. Muita kuin henkilökohtaisia tietoja ovat esimerkiksi:
- URL-osoitteet, IP-osoitteet ja kellonajat, joita keräämme mahdollisten väärinkäyttöyritysten toteamiseksi ja tietoturvan parantamiseksi.
- Selainohjelman tyyppi, kieli ja aluetiedot, joita keräämme tuotteiden ja palvelujen kehittämiseksi.
- Tuotteittemme ja palvelujemme käyttötavat, joita keräämme tuotteiden ja palvelujen kehittämiseksi.
- Tuotteittemme muodostamat virheilmoitukset, joita keräämme tuotteiden kehittämiseksi.
- Evästeet ja muut verkkosivustotekniikat, joiden avulla pyrimme parantamaan viestintäämme ja kohdentamaan markkinointiamme.
Muita kuin henkilökohtaisia tietoja käsitellään henkilökohtaisina tietoina tämän tietosuojakäytännön mukaisesti, jos tieto yhdistetään henkilökohtaisiin tietoihin.
Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä Solinum Oy:n käyttämiin järjestelmiin tai tietokantoihin, joissa henkilötietoja käsitellään. Solinum Oy saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja strategisille kumppaneilleen, jotka tarjoavat omia tuotteitaan ja palvelujaan yhteistyössä Solinum Oy:n kanssa. Tällaisissa tilanteissa on esimerkiksi kyse joko Solinum Oy:n tai kumppanin tuotteen tai palvelun käyttöön liittyvästä teknisen integraation siirtämästä tiedosta tuotteiden tai palveluiden välillä. Solinum Oy saattaa luovuttaa kumppanille henkilön yhteystietoja myös asiakaspalvelu- tai muuta viestintää varten.
Solinum Oy saattaa joutua luovuttamaan henkilökohtaisia tietoja myös lakisääteisesti, joko oikeustoimiin liittyen tai viranomaisten pyynnöstä. Solinum Oy saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja myös liiketoiminnan uudelleenorganisoinnin, yhdistymisen tai myynnin yhteydessä em. toimeen liittyvälle kolmannelle osapuolelle.
Henkilökohtaisten tietojen suojaus
Solinum Oy suhtautuu henkilökohtaisten ja muiden tietojen suojaamiseen vakavasti. Solinum Oy säilyttää henkilökohtaisia tietoja tietojärjestelmissä, joihin on pääsy erikseen rajatuilla henkilöillä, ja jotka sijaitsevat fyysisin turvatoimin suojatuissa tiloissa.
Solinum käyttää henkilökohtaisten tietojen siirroissa erillisillä käyttöoikeuksilla suojattuja järjestelmiä, joiden teknologia estää tietojen tarkastelun siirron aikana. Tietojen siirrossa käytetään salattuja yhteyksiä, jotka on suojattu esimerkiksi SSL-salauksella.
Jos henkilö käyttää Solinum Oy:n käyttämiä kolmansien osapuolten tuottamia sosiaalisen median alustoja, muut alustan käyttäjät pystyvät näkemään henkilön jakamat tiedot ja käyttämään niitä eri tavoilla hyväkseen. Tällöin henkilö on itse vastuussa jakamastaan henkilötiedosta ja muista tiedoista.
Henkilökohtaisten tietojen säilytys
Solinum Oy säilyttää henkilökohtaiset tiedot EU:n alueella. Säilytämme henkilökohtaisia tietoja tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä tietosuojakäytännössä kuvatut tarkoitukset, ellei pidempää säilytysaikaa edellytetä lakisääteisesti.
Henkilö voi pyytää tietojensa poistamista Solinum Oy:n järjestelmistä, jolloin poistamme tai anonymisoimme tiedot, mikäli se on edellä mainittujen tarpeiden puitteissa mahdollista. Saatamme hylätä käsittelypyynnön, jos sen toteuttaminen on tarpeetonta tai aiheuttaa kohtuutonta vaivaa, tai jos käsittely vaarantaa tuotteen tai palvelun tuottamisen asiakkaille.
Solinum Oy:n palveluiden käyttäjien henkilötiedot poistetaan käyttäjätietorekisteristä sen jälkeen, kun käyttäjä on lopettanut palvelun käytön esimerkiksi työsuhteen päättymisen vuoksi. Käytön päättyminen tulee todentaa Solinum Oy:n palveluiden aktivointitapahtumalla.
Solinum Oy:n sitoutuminen asiakkaittemme tietosuojan turvaamiseen
Varmistamme, että asiakkaittemme tiedot ovat turvassa kouluttamalla työntekijöitämme tietosuojaja turvallisuusohjeistuksen noudattamiseen, sekä käyttämällä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä käytäntöjä yrityksessämme tehokkaasti.
Tietosuojaan liittyvät kysymykset
Jos teemme tietosuojaselosteeseen muutoksia, julkaisemme muutetun ilmoituksen ja muutoksentekopäivämäärän Solinum Oy:n kotisivuilla (www.solinum.fi/tietosuojaseloste). Kehotamme lukemaan ilmoituksen säännöllisesti. Jos teemme ilmoituksemme merkittäviä muutoksia, jolloin tietosuojakäytäntömme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin, esimerkiksi lähettämällä sähköpostiviestin ennen muutosten voimaantuloa.
Mikäli haluat lisätietoja Solinum Oy:n tietosuojakäytännöstä, tai haluat tehdä henkilötietoihin liittyvän kyselyn tai muutospyynnön, niin ota meihin yhteyttä.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 11.3.2018.
Solinum Oy
Y2008862-8
Jäämerentie 18
99600 Sodankylä
Janne Mikkola
tietosuojavastaava
etunimi.sukunimi@solinum.fi